施設を円滑に利用するためには、所定の手続き手順を正しく把握しておく必要があります。行き違いを防ぐためにも、以下の流れに沿って手続きを進めるのが確実です。
まず最初に行うべきは、事務室窓口または電話での空き状況の確認です。利用希望日のスケジュールが確保できたら、速やかにかごしま市民福祉プラザの申請書（利用許可申請書）を提出します。申請書には利用日時、使用部屋、目的、予想参加人数などを記入し、必要に応じて備品の貸出希望を明記します。
かごしま市民福祉プラザの予約方法において留意すべきなのは、受付開始時期のルールです。福祉関係団体の利用が優先される期間が設けられている場合があるため、一般の利用希望者は受付開始日を事前によく確かめておくことが欠かせません。許可書が交付された段階で正式な予約完了となります。
