ここからは、実務で今すぐ役立つ「夏期休業案内文の書き方マナー」と具体的な文面テンプレートを提示します。
社外向けに発信する場合の最も重要なマナーは、「会社組織として休むときは『夏季休業』と表記する」という点です。「休暇」は本来、従業員個人が仕事を休む行為を指します。会社全体や店舗、事業所が営業を停止する場合は「夏季休業のお知らせ」とするのが、ビジネス文書として最も格式高い表現です。
案内を出すタイミングは、取引先の業務調整を考慮し、休業に入る「1週間前〜10日前」までに送付するのが鉄則です。直前の連絡は相手のスケジュールを狂わせ、信頼関係を損なう原因となります。
パターン1：取引先向け夏季休暇案内メール（個別・案件進行中の連絡用）
日頃からやり取りのある取引先に対し、個人の休暇予定と緊急連絡先を伝えるためのビジネスメール例文です。
件名：【夏季休暇のお知らせ】株式会社〇〇（担当：〇〇）
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社〇〇の〇〇でございます。
誠に勝手ながら、弊社では下記の期間を夏季休暇（休業）とさせていただきます。
期間中はご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
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■夏季休暇期間：2026年8月12日（水）〜 2026年8月16日（日）
※2026年8月17日（月）午前9時より通常通り営業いたします。
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休業期間中にいただきましたメールやお問い合わせにつきましては、8月17日（月）以降、順次確認のうえ対応させていただきます。
なお、進行中案件の緊急のご用件につきましては、下記までご連絡いただけますと幸いです。
【緊急連絡先】
携帯電話：090-XXXX-XXXX（担当：〇〇）
メールアドレス：[email protected]
暑さ厳しき折、〇〇様におかれましてもどうぞご自愛専一にお過ごしください。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
パターン2：ウェブサイト掲載・一斉配信用「夏季休業のお知らせテンプレート」
会社の公式サイトや取引先へのメルマガ、店舗の店頭掲示などで用いる公式フォーマットです。
2026年8月吉日
お取引先様各位
株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇 〇〇
夏季休業のお知らせ
拝啓
盛夏の候、貴社におかれましては益々ご隆盛のこととお慶び申し上げます。
平素は格別の格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。
さて、誠に勝手ながら、弊社では下記日程を夏季休業とさせていただきます。
休業期間中、お客様ならびにお取引先様にはご不便をおかけいたしますが、何卒ご了承賜りますようお願い申し上げます。
敬具
記
1. 夏季休業期間
2026年8月11日（火）〜 2026年8月16日（日）
※8月17日（月）より通常営業を開始いたします。
2. お問い合わせ窓口について
休業期間中にWebフォームおよびメールにて頂戴いたしましたお問い合わせにつきましては、8月17日（月）以降、順次回答させていただきます。
3. 納品・受発注スケジュールについて
休業前の最終出荷受付は8月7日（金）17時までとなります。それ以降のご注文につきましては、8月17日（月）以降の発送となりますのでご注意ください。
以上
グローバル対応：夏季休暇の英語表現と不在通知文
外資系企業や海外サプライヤーとの取引がある場合、メールの「自動不在返信（Out of Office）」を設定しておくことが必須となります。夏季休暇の英語表現は、アメリカ英語では「Summer vacation」、イギリス英語では「Summer holidays」が一般的ですが、オフィスの休止を伝える公的なビジネス文脈では「Summer closure」や「Office closure notice for the summer season」を用いるのが最もフォーマルです。
件名：Out of Office: [Your Name] – Summer Holidays Notice
Thank you for your email.
Please note that our office will be closed for the summer holidays from August 12 to August 16, 2026.
I will be away from the office during this period with limited access to my email.
I will respond to your email promptly upon my return on Monday, August 17.
For any urgent inquiries, please contact [Colleague Name] at [Colleague Email Address].
Thank you for your understanding.
Best regards,
[Your Name]
