ビジネスの現場では、連絡の行き違いやシステムのトラブルにより、同じ案内を再送したり、万が一の重複請求が発生したりすることがあります。角を立てずに相手へ事実を伝え、不快感を与えないための定型マナーを押さえておきましょう。
① メールを再送する際（重複確認・念のための案内）
すでに相手が確認している可能性を考慮し、クッション言葉を添えるのが鉄則です。
「すでにご確認いただいておりましたら、重複してのご連絡となりますことを深くお詫び申し上げます。」
「本メールと行き違いでご入金・ご返信をいただいておりましたら、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。」
② 取引先から同じ内容の連絡が重複して届いた場合
相手のミスを直接責めるのではなく、事実関係を丁寧に確認する言い回しを選びます。
「〇月〇日付の御請求書につきまして、同様のものを2通重複して受領いたしました。念のため、内容にお間違いがないかご確認いただけますでしょうか。」
③ 自社側で重複請求や二重送信が発生してしまった場合
迅速に経緯を説明し、対応方法を提示します。
「弊社のシステムトラブルにより、〇月分のご請求書を重複して発行・送付してしまった経緯が判明いたしました。多大なるご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。大変お手数ですが、後からお送りいたしました請求書番号〇〇のみを有効としてご処理いただけますようお願い申し上げます。」
会話や文書の中で「重複」という単語が何度も続いて読みにくくなる場合は、「重複（ちょうふく）」「重なり」「行き違い」「二重対応」「同一内容の送付」など、文脈に応じた類語へのスマートな言い換えを行うと文章が洗練されます。
