相手企業を敬称で呼ぶ際、どちらを使うべきかの判断基準は極めてシンプルです。「書くときは貴社、話すときは御社」という原則がすべてを規定しています。
この区別の根拠は、日本語における口頭と文章の敬語の違いにあります。「貴社」という言葉は、明治期以降の公文書や商業文で発展した文語（書き言葉）です。一方で「貴社（きしゃ）」と声に出して発音すると、「記者」「汽車」「帰社」など多数の同音異義語が存在するため、耳で聞いたときに意味が瞬時に伝わりにくいという難点がありました。
そこで、聞き取りやすさを重視する口頭のコミュニケーション（口語）では、音の重複が少ない「御社（おんしゃ）」を用いる慣習が定着しました。このルールさえ頭に叩き込んでおけば、エントリーシートでも面接でも迷うことはありません。
